Hoy nos enfrentamos a nuevas condiciones laborales y a nuevas formas de trabajo a causa de la pandemia de COVID-19; debido a esta situación, muchas empresas se ven obligadas a cerrar sus operaciones porque no cuentan con los recursos necesarios para continuar, y esto debido a que nunca nos pusimos a pensar en la probabilidad de la existencia de una pandemia o cualquier otro suceso que nos ponga en “pausa”. Ahora sabemos, que haber desarrollado una estrategia de salida adecuada podría salvarnos de cualquier acontecimiento, no solo a la organización, sino también asegurar el cumplimiento de las responsabilidades laborales con los trabajadores.
Por otro lado, la pandemia nos deja una gran lección y da pie a generar un compromiso con la Seguridad y Salud de los trabajadores y el Medio Ambiente, lo cual dará como resultado la continuidad de tu negocio.
A continuación, te damos algunos factores importantes que deberás considerar para afrentar con éxito las secuelas del COVID-19:
Plan Estratégico de Reactivación de Actividades
Un Plan Estratégico de Reactivación es de vital importancia para cualquier organización sin importar el tamaño o rubro, este permite hacer un análisis global y específico sobre los factores que pueden afectar las operaciones de tu empresa, así como las actividades que puedes realizar para hacer frente a cada una de ellas.
Análisis del Contexto de la Organización y Gestión de Riesgos
El principal objetivo de la Gestión de Riesgos es la protección del valor de la empresa frente a cualquier suceso.
El primer paso consiste en realizar un análisis externo e interno de la organización, iniciando por la identificación de las partes interesadas, los cuales son todas aquellas personas, grupo u organización que son esenciales o afectan a las operaciones de la organización, por ejemplo: estado, proveedores, clientes, bancos y otros; identificarlos ayudará a definir las oportunidad y amenazas desde su posición.
El segundo paso, es analizar en qué medida te afecta la situación o el comportamiento de cada una de las partes interesadas identificadas inicialmente y plasmarlo en alguna herramienta de análisis estratégico como el FODA, PESTEL u otro.
Finalmente, con el análisis realizado se elabora la Matriz de Gestión de Riesgos, en la cual se identifica los riesgos positivos y negativos que podrían presentarse y se definen las actividades necesarias para reducir, mitigar o evitar que se produzca el riesgo y se asigna a los responsables del seguimiento y ejecución del plan de acción.
Actualización de Objetivos e Indicadores
Es importante que se actualicen los objetivos e indicadores de la organización, considerando aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, esto debido a que dada la situación los diversos organismos del estado exigirán el cumplimiento de nuevas disposiciones legales, para los cuales debemos de establecer indicadores y acciones que nos permitan realizar el seguimiento y comprometernos a su cumplimiento.
Medidas de Prevención por reactivación o apertura post cuarentena
La empresa deberá elaborar protocolos de prevención o controles para proteger la salud de los colaboradores y personal externo que participe en las operaciones, en cada etapa del proceso e incluso antes y después del ingreso a las instalaciones de la organización, con el fin de asegurar que el trabajador se encuentre seguro en todo momento.
Algunas medidas a considerar:
• Medidas pre operativas: Control de plagas y desinfección, protocolos de prevención, capacitación del personal, implementación de señalética, certificados de salud de los colaboradores y señalización de los ambientes de trabajo para asegurar el distanciamiento.
• Al dirigirse al centro de labores: Al ingreso a las instalaciones: Control del estado de salud, protocolo de sanitización, dotación de EPP’s
• Dentro de la organización: Protocolo de lavado de manos, elaboración de un programa de saneamiento, segregación adecuada de residuos, desinfección de empaques recepcionados.
• Al dirigirse al centro de labores y a la salida: Fomentar los canales de comunicación en caso de contacto directo con un infectado o para absolver consultas.
Para evitar perder de vista otros riesgos, se deberá elaborar o actualizar la Matriz IPERC (Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Controles), de esta manera se podrán tomar medidas de prevención y disminuir su impacto en caso sucedan.
Asesorías específicas de Especialistas para verificar el cumplimiento
Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas, es la necesidad de mejorar el rendimiento del personal, acceder a nuevos mercados o nuevas oportunidades de trabajo siempre que cumplan con ciertos lineamientos que pueden ser de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud u otros. La falta de personal calificado para estos temas en específico, dificulta asegurar el cumplimiento total de los requisitos necesarios de cada aspecto, al ser lineamientos que no forman parte del Core del negocio hace que en muchos casos no se le brinde la importancia debida, asignando presupuestos bajos para cubrir con los lineamientos exigidos.
En el momento que surge un problema de esa índole, es donde la empresa puede optar por contratar a profesionales especialistas que puedan solventar sus dudas y asesorarlos de acuerdo a las necesidades específicas de la organización.
Ventajas de contratar una asesoría externa:
- Ahorro de tiempo y dinero: la empresa no tendrá que incurrir en gastos de planilla, equipos u otros, y tendrá a su disposición a un personal calificado para el desarrollo de las actividades necesarias.
- Acceso a información de actualidad: El asesor estará actualizado en las normativas, cambios empresariales, disposiciones legales y otras novedades que compartirá con la empresa.
- Asesoramiento independiente no condicionado: Muchas veces al tener un departamento interno en la empresa, los responsables de los procesos no cumplen con la entrega de los documentos solicitados, por lo que retrasa el seguimiento del sistema de gestión.
- Compromiso con el cliente: Contribuye a corregir defectos que pueda tener la empresa en diferentes aspectos, debido a que asesora a diversas organizaciones por lo tanto posee la experiencia y un panorama global de buenas prácticas.
Actualización y Verificación de Requisitos Legales
El objetivo de elaborar una Matriz de Requisitos Legales es tener evidencia de la acogida de las normativas legales dentro de la empresa. No basta solo la identificación de las normas, sino también se debe reflejar la información, las actividades para el cumplimiento y los responsables del seguimiento de los requisitos.
La Matriz deber ser actualizada como mínimo una vez al año, pero dependerá de los cambios que surjan en la normativa y de las actividades que desarrolle la organización. Debido al estado de emergencia que atraviesa nuestro país, el estado peruano decretó una serie de normativas tales como:
- R.M 005-2020-TR – Guía para la prevención del Coronavirus en el ámbito laboral
- D.S 008-2020-SA – Emergencia Sanitaria
- R.D Nº 003-2020-INACAL/DN – Guía para la limpieza y desinfección de manos y superficies
- D.U 026-2020 – Decreto de Urgencia que establece medidas excepcionales y temporales para prevenir la propagación del coronavirus en el territorio nacional
En ICS hemos desarrollado una metodología para el diagnóstico efectivo del nivel de cumplimiento de los requisitos legales en materia de SST e Higiene promulgados durante los últimos 04 meses, de esta forma queremos ayudar a nuestros clientes a identificar las brechas de la organización y que puedan personalizar el servicio de asesoría que les ofrecemos.
Formación de los colaboradores
Implicar a los trabajadores en las actividades o toma de decisiones de la empresa supone un mayor compromiso por parte de estos; lo que finalmente se traduce en una mejora de la productividad de la empresa, para ello es necesario brindarles la información y formación adecuada acorde a las actividades que desarrollarán en sus puestos de trabajo.
¿Por qué es importante la capacitación de los colaboradores?
- Incrementan la productividad de la organización
- Reduce el tiempo para ejecutar un proyecto o actividad, debido a que el personal tendrá los conocimientos necesarios para desarrollarla.
- En caso se presenten riesgos ambientales o de salud, reduce la probabilidad de contagios o impactos negativos en el medio ambiente, debido a que el colaborador contará con información actualizada.
- Los empleados sentirán que la organización se preocupa por su bienestar y desarrollo profesional, lo cual incrementará el compromiso hacia la institución.
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